Obieg faktur kosztowych – docDocu

 

Przeniesienie procesu opisu, akceptacji, dekretacji i księgowania faktur kosztowych do systemu elektronicznego archiwum dokumentów zdecydowanie redukuje czas tego procesu, likwiduje problem zagubionych dokumentów, jednocześnie umożliwiając bieżącą kontrolę nad budżetem i przepływami pieniężnymi. Obieg faktur jest najczęściej pierwszym procesem w firmach decydujących się na wdrożenie elektronicznego archiwum i obiegu dokumentów.

Mimo wspólnego prawa, różnice w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstw sprawiają, że proces akceptacji faktur kosztowych w każdej organizacji jest unikalny. docDocu umożliwia odwzorowanie ścieżki akceptacji dokumentu papierowego w elektronicznej obiegu. Eliminujemy, tym samym, konieczność uczenia się pracy z systemem przez pracowników. Dostarczamy intuicyjne narzędzie, które w ciągu kilku sekund dostarcza dokument pomiędzy działami, a jego akceptacja ogranicza się do trzech kliknięć.

Poniżej prezentujemy Państwu przykładowy proces ilustrujący jedną z propozycji obiegu dokumentów kosztowych w firmie.

1. Zwykle proces ten rozpoczyna się od odebrania wiadomości e-mail z załączoną fakturą lub od zeskanowania papierowej wersji faktury. Skan może zostać automatycznie pobrany do archiwum dokumentów z dysku komputera lub z dowolnego folderu, do którego skaner po odpowiedniej konfiguracji wysyła plik.

2. Następnie dokument zostaje opisany w docDocu danymi nagłówkowymi. Jeśli jest taka możliwość dane kontrahenta pobierane są z systemu Finansowo-Księgowego na podstawie wpisanego NIP. Dzięki zastosowanemu mechanizmowi rozpoznawania tekstu OCR, docDocu umożliwia zaznaczenie tekstu na skanie faktury i wklejenie go w pole opisujące dokument – szybko i wygodnie.

3. Opisany wstępnie dokument jest przydzielany do odpowiedzialnego działu, gdzie asystent przydziela fakturę osobie odpowiedzialnej za opis merytoryczny.

4. Opisana faktura przechodzi jedno lub wielostopniową akceptację.

5.  Następnie trafia do księgowości. Tam – po weryfikacji księgowej – dane eksportowane są do systemu Finansowo-księgowego.

…pozostałe działy także mogą korzystać z informacji zawartych w opisach dokumentu np. w celu szybkiego stworzenia raportów lub zestawień.

.