Obieg dokumentów

Obieg dokumentów istnieje w każdej firmie – korespondencja, zamówienia, reklamacje, oferty, faktury kosztowe, które trzeba zaakceptować – dokumenty w naturalny sposób są przekazywane od jednego pracownika do drugiego. W każdej firmie poziom skomplikowania procedur i poziom rozbudowania obiegu danej dokumentacji jest zróżnicowany. Jednak nawet prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej wiąże się z comiesięcznym dostarczeniem do księgowości faktur czy ewentualnych pism z Urzędu Skarbowego lub ZUSu.

Podaj dalej

Obieg dokumentów w każdej firmie przypomina taśmę montażową na linii produkcyjnej samochodu. Moment wejścia danego dokumentu do firmy, odnotowanie jego obecności w dzienniku korespondencji, a następnie odniesienie go na biurko do właściwej osoby, by mogła się zająć dokumentem, rozpatrzyć sprawę, zapoznać się ze szczegółami we wszystkich działach zaangażowanych w sprawę i napisać odpowiedź. W następnej kolejności wydrukować, podpisać (być może zanieść do podpisu zwierzchnika), włożyć do koperty zaadresować i dostarczyć do sekretariatu ze wskazaniem szczegółów wysyłki (polecony priorytet). Powyższy opis ma się podobnie do zamówienia produkcji samochodu. Pracownicy jeden po drugim dokładają swoje części i elementy składowe, by na końcu powstał gotowy produkt dla klienta. Nie ma znaczenia czy efektem końcowym jest produkt, usługa czy czynności prowadzące do zaksięgowania faktury i dokonania płatności przelewem – wszystkie te przykłady stanowią procesy, obiegi, łańcuchy czynności, które należy wykonać, by uzyskać pożądany efekt.
Automatyzacja powyższych procesów to przyspieszenie ich zakończenia. To mniej pracy i czasu, a więc zmniejszone koszty opracowania danego tematu.
Czy lepiej jest wyprodukować samochód dowożąc go wózkiem do kolejnych stanowisk montażu? (Po dodaniu każdej kolejnej części, produkt jest coraz cięższy więc jego dowiezienie będzie dłuższe, do tego każdorazowy załadunek i rozładunek z wózka na każdym stanowisku zabiera sporo czasu). O wiele szybciej jest przecież zamontować taśmę, na której umieszczamy element, który szybko i sprawnie przemieszcza się od montera do montera. Szybko i sprawnie. Dokumenty także mogą być przekazywane w sposób automatyczny za pomocą odpowiednich programów. Pozwala to nie tylko na dostarczenie dokumentu czy informacji do właściwego działu / pracownika, ale także na automatyczne wykonanie przez program pewnych działań, jak: wpisanie danych w inny system (np. finansowo-księgowy) lub ekspresowe wygenerowanie zestawienia czy raportu wg danych zebranych z kilku systemów i zaprezentowanie raportu w sposób zgodny z życzeniem pracownika.

Tylko bez paniki! Nie będzie strat
…mogą za to być korzyści większe niż podejrzewasz

Najczęstszą obawą w tym miejscu jest pytanie czy w związku z wprowadzeniem automatyzacji pracownicy stracą swoje miejsca pracy. Należy w tym przypadku pomyśleć w kategoriach, którymi kieruje się pracodawca. Czy to oznacza, że monterzy zostaną zwolnieni ze względu na wprowadzenie taśmy? Nie. Mogą za to zmontować znacznie więcej samochodów w tym samym czasie, przy zachowaniu tej samej liczby pracowników i mniejszych kosztach. Dzięki temu pracodawca wspomagając pracowników może pomóc im w efektywnej pracy. Zaoszczędzone wydatki można przeznaczyć na lepszy sprzęt do pracy czy nagrody motywacyjne i premie. Z punktu widzenia pracodawcy nie opłaca się zwalniać pracowników, ale lepiej ukierunkować ich działania. Dzięki takiemu oszczędnościowemu podejściu, Polska przejęła wiele linii produkcyjnych, które działały na zachodzie Europy. Analogicznie dzieje się z usługami czy opracowaniem dokumentów administracyjnych. Zmniejszając koszty i czas przez częściową automatyzację czynności na wykonanie procesu od początku do końca gwarantujemy sobie miejsce pracy. Jeśli pojedynczy pracownik przynosi pracodawcy zwiększone zyski poprzez lepsze wykorzystanie czasu pracy, to dlaczego miałby stracić stanowisko? Przeczy to wszelkiej logice.

A poza tym…

Obieg dokumentów i zadań niesie za sobą jeszcze inne korzyści, jak szybsza obsługa klienta, co wpływa na konkurencyjność firmy. Mało istotne? Aktualnie banki prześcigają się w szybkości wydawania decyzji kredytowych. Jak to się dzieje? To proste. Obieg dokumentów odbywa się w systemie. Zeskanowany komplet dokumentów trafia w systemie do analityka oddalonego o setki kilometrów od placówki banku by jak najszybciej zapadła decyzja o udzieleniu kredytu. A my? Jak często bywamy pozytywnie zaskoczeni jako klienci szybką i efektywną usługą czy rozwiązaniem problemu? Osobiście zauważam, że wpływa to na moją kliencką lojalność względem danej firmy. Wracam, zatem, do pytania retorycznego: „Mało istotne?”.
Elektroniczny obieg dokumentów posiada tę przewagę nad obiegiem dokumentów papierowych, że nie wymaga fizycznej obecności dokumentu. Nie obliguje zatem do ponoszenia dodatkowych kosztów opłat pocztowych czy kurierskich lub dowożenia dokumentacji celem jej akceptacji, weryfikacji, odniesienia się do niej czy podjęcia decyzji na jej podstawie.

Skoro zdefiniowaliśmy sobie czym jest proces obiegu dokumentów i zadań (workflow) oraz rozwialiśmy wątpliwości czy automatyzacja poprzez programy jest pożyteczna i z korzyściami dla wszystkich stron, zachęcam do przyjrzenia się przykładowym mapom obiegu dokumentów i zadań w zakładce „Przykłady”. Elektroniczny obieg dokumentów nie powinien narzucać firmie swojej wizji obiegu, ale pozwolić na odwzorowanie życia dokumentu papierowego i jego obiegu w wersji elektronicznej..


Kategoria Bez kategorii

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*