Wyszukiwanie dokumentów

Wyszukuj faktury wg numeru, umowy wg kontrahenta, a oferty wg daty ważności. Jeśli potrzebujesz zdefiniuj dodatkowe atrybuty które pozwolą tobie pogrupować dokumenty np. wg statusu.


Przeglądanie

Dokument jest widoczny w systemie jako jego wierna elektroniczna kopia. Każdorazowo gdy chcesz zobaczyć dokument, pojawi się jego obraz. Możesz przeglądać dokumenty strona po stronie albo użyć widoku miniatur dokumentów. Jeśli to naprawdę potrzebne, wydrukuj go.


Odczyt pisma/Rozpoznawanie

Potrzebujesz opisać dokument atrybutami, chcesz skopiować część treści aby zacytować w emailu. Po prostu zaznacz część obrazu na którym jest wybrany przez Ciebie tekst. System automatycznie rozpozna go i skopiuje do schowka.


Zadania/Obieg dokumentów

Potrzebujesz widzieć dokumenty określone statusem lub innymi kryteriami? Wyszukujesz każdorazowo tylko te dokumenty bo taką masz pracę? Zdefiniuj zadanie z własnym filtrem na statusy czy inne atrybuty dokumentu. Np, faktura do zatwierdzenia, umowa z moim kontrahentem. Zaplanuj co ma się dziać dalej, jaki status otrzyma dokument gdy skończysz już nad nim pracować. Przypisz to do przycisku wykonane. W zakładce zadania znajdziesz interesujące Ciebie dokumenty i łatwo wykonasz z nimi swoją pracę.


Kontrola

Chcesz wiedzieć ile nowych dokumentów wprowadzono, w jakich są statusach? Interesuje Cię ile zadań mają Twoi pracownicy do wykonania a ile wykonali? Wykorzystaj moduł raportowy. Generuj predefiniowane raporty, filtruj rezultaty, sprawdzaj postępy prac, kontroluj.


OCR

Archiwizowane dokumenty mogą być opisywane fragmentami treści. Wystarczy zaznaczyć fragment treści i przeciągnąć go do pola opisującego dokument. Dokumenty można także odnaleźć w ramach opcji wyszukiwania pełnotekstowego. Nie musimy zatem pamiętać numeru faktury ani kontrahenta czy dnia zakupu towaru. Chcąc np. zareklamować laptop wystarczy, że wpiszemy w wyszukiwarkę pełnotekstową nazwę laptopa.


Rozpoznawanie kodów kreskowych

Już nie musisz stać przy skanerze i pilnować, by każdy dokument został zeskanowany oddzielnie. Wystarczy nakleić kod kreskowy na pierwszej stronie każdego dokumentu, zebrać
je i całość wsunąć do podajnika skanera. System rozpozna kod kreskowy jako nowy dokument i automatyczne rozdzieli stos zeskanowanych dokumentów w pojedyncze pliki. Kody kreskowe mogą mieć dodatkowo zaszyte dane opisujące dokument. docDocu rozpozna i automatycznie opisze nimi archiwizowane dokumenty.


Automatyczny import z dysku wirtualnego i poczty e-mail

Stwórz dedykowany adres e-mail dla zamówień, rekrutacji, reklamacji etc. i wskaż go w docDocu jako źródło importu. Wszystkie załączniki zostaną automatycznie zarchiwizowane częściowo opisane i/lub wprowadzone w obieg zadań.
docDocu nie tylko oferuje dysk wirtualny jako dodatkową przestrzeń na przechowywanie dokumentów. Stworzenie wydzielonego/ych folderu/ów i wskazanie go/ich w docDocu jako źródło importu pozwoli automatycznie archiwizować dokumenty i częściowo opisać go zdefiniowanymi parametrami. Definiujesz import tylko raz… a potem tylko umieszczasz dokumenty we wskazanym folderze.
Nie chcesz biegać między skanerem i komputerem? Pomożemy Tobie skonfigurować urzadzenie wielofunkcyjne, by wybrane skanowane na nim dokumenty trafiały bezpośrednio do docDocu.


Workflow

System pozwalający na elektroniczny obieg dokumentów nie musi być kosztowny! Narzędzie gwarantujące workflow dokumentów archiwizowanych w docDocu gwarantujemy w standardzie – bez dodatkowych opłat. Chcesz aby nowy dokument pojawiał się na Twojej liście zadań? Chcesz aby wykonane zadanie przez jednego pracownika trafiało automatycznie do kolejnego? Chcesz aby system automatycznie przypominał Tobie o kończącej się umowie wyświetlając zadanie na liście? Wypróbuj docDocu – ten system także można zintegrować z pozostałymi systemami w firmie!