lock

Bezpieczeństwo dokumentów w archiwum

Ryzyka związane z przechowywaniem oryginalnych dokumentów wyłącznie w formie papierowej Chyba nikogo nie trzeba przekonywać, że z punktu widzenia bezpieczeństwa dokumentów w archiwum posiadanie skanu czy elektronicznej kopii oryginału dokumentu chroni przed potencjalną utratą danych. Oczywiście zgodnie z polskim ustawodawstwem część dokumentów nadal musi być w firmach przechowywana w oryginalnej wersji  w formie papierowej, jednak posiadanie elektronicznej kopii […]

Tagi: , ,
Kategoria Aktualności, Archiwum dokumentów, Elektroniczne archiwum dokumentów, Obieg dokumentów, Obieg faktur, Wdrożenie DMS, Zarządzanie dokumentami


archiwum elektroniczne w biurze księgowym

Archiwum elektroniczne w Biurze księgowym

Biuro księgowe – miejsce niezwykle obciążone z punktu widzenia procesowania i przetwarzania dokumentów. Zarządzanie dokumentami stanowi w Biurze księgowym najwyższy priorytet. Czy można je jeszcze bardziej usprawnić? …Oczywiście. Zyskiem jest więcej czasu na obsługę większej ilości firm, zwiększenie portfolio usług, a przede wszystkim rozszerzenie obszaru działalności z Biura księgowego obsługującego firmy lokalnie na Biuro o […]

Tagi: , , ,
Kategoria Archiwum dokumentów, Elektroniczne archiwum dokumentów, Obieg dokumentów, Obieg faktur, Wdrożenie DMS, Zarządzanie dokumentami


archives

Elektroniczne archiwum dokumentów

Wiele firm zadaje mi dwa podstawowe pytania podczas rozmów: „Co to jest elektroniczne archiwum dokumentów?” i „W jakim celu mielibyśmy je zastosować?” Nadal istnieje przekonanie, że praca z dokumentem w formie papierowej nie stanowi ani problemu ani zbyt dużej starty czasu i pieniędzy. Wynika to z faktu, że bardzo trudno jest jednoznacznie zweryfikować jak duże […]

Tagi:
Kategoria Archiwum dokumentów, Elektroniczne archiwum dokumentów, Obieg dokumentów, Umowy - archiwizacja umów, Wdrożenie DMS, Zarządzanie dokumentami


jak zorganizować archiwum elektroniczne

Jak zorganizować archiwum elektroniczne (klasy i atrybuty dokumentów)

Decyzja o przeniesieniu tradycyjnego papierowego archiwum dokumentów do elektronicznego archiwum stanowi punkt zapalny burzy mózgów. Powstaje lista pytań i wątpliwości związanych z organizacją elektronicznego archiwum. Jak podzielić dokumenty? Jakimi kryteriami się kierować. W jaki sposób dokumenty powinny być opisywane? Kto powinien mieć do nich dostęp i na jakim poziomie uprawnień (do edycji, czy tylko do […]

Kategoria Archiwum dokumentów, Elektroniczne archiwum dokumentów, Wdrożenie DMS, Zarządzanie dokumentami


Integracje w elektronicznym archiwum dokumentów

Integracje z elektronicznym archiwum dokumentów – część III

W poprzednich dwóch częściach omówiłem praktyczne przykłady zastosowania integracji z e-archiwum na przykładach współpracy DMS z innymi systemami oraz zorganizowania obiegu dokumentów składowanych w e-archiwum oraz cyklu ich życia. Dziś pora na trochę informacji dotyczących opisu możliwych rozwiązań i scenariuszy integracji e-archiwum z pozostałymi systemami dostępnymi w firmie. Integracja może nastąpić na kilka sposobów: 1) […]

Kategoria Archiwum dokumentów, Elektroniczne archiwum dokumentów, Obieg dokumentów, Obieg faktur, Wdrożenie DMS, Zarządzanie dokumentami


Contract Being Signed On Desk

Archiwum elektroniczne umów – archiwizować wersje robocze czy tylko finalne

Zarządzaniu wersjami umów w elektronicznym archiwum nieodłącznie towarzyszy pytanie: „Które wersje archiwizować?” Istnieje, bowiem, ryzyko zaśmiecenia e-archiwum zbyt dużą ilością bezwartościowych dokumentów, co zmniejszy efektywne zarządzanie dokumentacją i wydłuży czas dotarcia do właściwej pozycji. Dostępne na rynku DMS (document management systems) oferują różnorodne funkcje edycji i opracowywania kolejnych wersji umowy. Większość z nich proponuje pracę […]

Tagi: , ,
Kategoria Aktualności, Elektroniczne archiwum dokumentów, Umowy - archiwizacja umów, Wdrożenie DMS, Zarządzanie dokumentami


Workflow - czy dokumenty mogą być akceptowane elektronicznie

Workflow – czy dokumenty mogą być akceptowane elektronicznie?

Na co dzień każdy z nas korzysta z dziesiątek przykładów elektronicznej akceptacji. Przelewy w bankowości internetowej, odbicie e-karty po wejściu do pracy, tankowanie na stacji benzynowej za pomocą karty flotowej, zakupy internetowe czy choćby samo naciśnięcie „Lubię to” na popularnym portalu internetowym. Ostatnio spotkaliśmy się nawet z zarejestrowaniem obecności dzieci w przedszkolu za pomocą kart […]

Tagi: , ,
Kategoria Elektroniczne archiwum dokumentów, Obieg dokumentów, Obieg faktur, Wdrożenie DMS, Zarządzanie dokumentami


koperta-mini1-300x226

Korespondencja w elektronicznym archiwum dokumentów

Zarządzanie korespondencją poprzez elektroniczny obieg dokumentacji to funkcja szczególnie doceniana poprzez sekretariat/kancelarię. Jednak nie tylko te działy wymagają powyższej funkcji do sprawnej organizacji pracy. Postaram się przedstawić temat zarządzania korespondencją papierową z punktu widzenia  sekretariatu, oraz korespondencją elektroniczną z punktu widzenia, na przykład, działu obsługi klienta, gdzie korespondencję elektroniczną dodatkowo podzielimy na e-mail oraz elektroniczny […]

Tagi: ,
Kategoria Obieg dokumentów, Wdrożenie DMS


Zarządzanie dostępem do dokumentów

Zarządzanie dostępem do dokumentów

Uprawnienia w systemach obiegu dokumentów Uprawnienia w systemie archiwum i obiegu dokumentów to jeden z głównych problemów, jaki spotyka organizacje wdrażające tego typu systemy. Dokumenty oraz pracownicy to dwa istotne z punktu widzenia organizacji czynniki często decydujące o sile przedsiębiorstwa czy nawet pozycji na rynku. Z tego powodu powiązanie dokument – pracownik, wyznaczenie osób odpowiedzialnych […]

Tagi: ,
Kategoria Wdrożenie DMS, Zarządzanie dokumentami


th_filecabinet

Od czego zacząć wdrożenie archiwum dokumentów?

Jest to pytanie, które jako pierwsze powinno zostać zadane, a odpowiedź na nie warunkuje kolejne etapy wdrożenia elektronicznego archiwum. Każde wdrożenie powinno zostać poprzedzone wnikliwą i dokładną analizą przebiegającą na trzech podstawowych płaszczyznach: analizą potrzeb, analizą potencjalnych zysków (ekonomicznych, czasowych, pracochłonności), oraz analizą samego wdrożenia, jego zakresu i potrzebnych zasobów. Analiza potrzeb Jako pierwszym powinniśmy się […]

Kategoria Elektroniczne archiwum dokumentów, Obieg dokumentów, Wdrożenie DMS, Zarządzanie dokumentami