Bez tytułu

e-Faktury – dlaczego warto?

Zalety e-faktury Coraz większą popularnością cieszą się e-dokumenty, a wśród nich e-faktury. Popularność elektronicznej faktury sprowadza się przede wszystkim do wygody, jaka towarzyszy wszystkiemu, co elektroniczne i internetowe. Chociaż często księgowość jest początkowo niechętna zmianą i przyzwyczajona do pracy z tradycyjnymi, papierowymi fakturami, z doświadczenia wiem, że już po kilku miesiącach pracy z fakturami elektronicznymi […]

Tagi: , , , , , , , ,
Kategoria Aktualności, Archiwum dokumentów, Elektroniczne archiwum dokumentów, Obieg faktur, Prawo, Zarządzanie dokumentami


cloud-computing

Jak sprawnie przejść w chmurę i zacząć oszczędzać

We wrześniu 2012 roku Komisja Europejska przyjęła strategię na rzecz wykorzystania potencjału chmury obliczeniowej w Europie mającą na celu zwiększenie wykorzystania chmury obliczeniowej w gospodarce. Według raportu sporządzonego pod koniec ubiegłego roku przewiduje się, że przychody cloud computing mają osiągnąć 160 miliardów euro do 2020 roku i stworzą 2,5 miliona miejsc pracy – przede wszystkim […]

Tagi: , , ,
Kategoria Aktualności, Obieg dokumentów, Obieg faktur, Umowy - archiwizacja umów, Zarządzanie dokumentami


office-files-65018-m

Bezpieczne przechowywanie dokumentów – wymogi dotyczące archiwum

Prawidłowe usytuowanie oraz wyposażenie lokalu przeznaczonego na archiwum jest niezwykle ważne. Zgodnie z §8 pkt 9 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.  lokal archiwum  powinien być dostosowany poniższych wymagań. Usytuowanie i stan lokalu archiwum Lokalizacja archiwum powinna spełniać następujące kryteria: lokal powinien być usytuowany na terenie niezalewowym oraz właściwie zagospodarowanym i […]

Tagi: , , , ,
Kategoria Archiwum dokumentów, Dokumenty kadrowe, Obieg dokumentów, Obieg faktur, Prawo, Umowy - archiwizacja umów, Zarządzanie dokumentami


lots-of-files-1370556-m

Zewnętrzna archiwizacja dokumentów

Każda firma ma obowiązek składować pewne dokumenty przez okres czasu wyznaczony przez stosowne ustawy. Po upływie tego czasu dokumenty można przekazać do utylizacji, ale co zrobić z nim przez te kilka lat? Na początku kładziemy dokumenty do koszulek lub teczek. Kiedy jest ich coraz więcej, teczki wkładamy do kolejnych segregatorów, ustawiamy je na półkach. Im […]

Tagi: , , , , ,
Kategoria Archiwum dokumentów, Dokumenty kadrowe, Elektroniczne archiwum dokumentów, Obieg dokumentów, Obieg faktur, Umowy - archiwizacja umów, Zarządzanie dokumentami


books-papers-and-studies-1394496-m

Jak skanować dokumenty?

Skanowanie jest jedną z najbardziej powszechnych form udostępniania, przekazywania oraz przechowywania różnego rodzaju dokumentów, grafik, ilustracji, zdjęć itp. Często jednak otrzymany dokument jest zbyt duży lub jego jakość jest słaba. Podczas skanowania musimy dokonać wyboru szeregu parametrów technicznych, mających wpływ na jakość i wielkość pliku, który otrzymamy – w tym miejscu może pojawić się problem, […]

Tagi: , , ,
Kategoria Archiwum dokumentów, Dokumenty kadrowe, Elektroniczne archiwum dokumentów, Obieg dokumentów, Obieg faktur, Umowy - archiwizacja umów, Zarządzanie dokumentami


lock

Bezpieczeństwo dokumentów w archiwum

Ryzyka związane z przechowywaniem oryginalnych dokumentów wyłącznie w formie papierowej Chyba nikogo nie trzeba przekonywać, że z punktu widzenia bezpieczeństwa dokumentów w archiwum posiadanie skanu czy elektronicznej kopii oryginału dokumentu chroni przed potencjalną utratą danych. Oczywiście zgodnie z polskim ustawodawstwem część dokumentów nadal musi być w firmach przechowywana w oryginalnej wersji  w formie papierowej, jednak posiadanie elektronicznej kopii […]

Tagi: , ,
Kategoria Aktualności, Archiwum dokumentów, Elektroniczne archiwum dokumentów, Obieg dokumentów, Obieg faktur, Wdrożenie DMS, Zarządzanie dokumentami


archiwum elektroniczne w biurze księgowym

Archiwum elektroniczne w Biurze księgowym

Biuro księgowe – miejsce niezwykle obciążone z punktu widzenia procesowania i przetwarzania dokumentów. Zarządzanie dokumentami stanowi w Biurze księgowym najwyższy priorytet. Czy można je jeszcze bardziej usprawnić? …Oczywiście. Zyskiem jest więcej czasu na obsługę większej ilości firm, zwiększenie portfolio usług, a przede wszystkim rozszerzenie obszaru działalności z Biura księgowego obsługującego firmy lokalnie na Biuro o […]

Tagi: , , ,
Kategoria Archiwum dokumentów, Elektroniczne archiwum dokumentów, Obieg dokumentów, Obieg faktur, Wdrożenie DMS, Zarządzanie dokumentami


bezpieczeństwo archiwum dokumentów w chmurze

Bezpieczeństwo archiwum dokumentów w chmurze.

Archiwum dokumentów w chmurze a bezpieczeństwo Nie raz zastanawiałem się czy powierzyć swoje dokumenty chmurze. Spotykam się z wieloma bardzo podejrzliwymi osobami, które nie chcą udostępnić najważniejszych ustaleń, kosztów żadnej firmie zewnętrznej – co najwyżej mogą przechowywać dokumenty na własnym serwerze w swojej firmie. Jeden z moich stałych kontrahentów, z którym od dawna współpracuje jest […]

Kategoria Archiwum dokumentów, Bez kategorii, Elektroniczne archiwum dokumentów, Obieg dokumentów, Obieg faktur, Zarządzanie dokumentami


Integracje w elektronicznym archiwum dokumentów

Integracje z elektronicznym archiwum dokumentów – część III

W poprzednich dwóch częściach omówiłem praktyczne przykłady zastosowania integracji z e-archiwum na przykładach współpracy DMS z innymi systemami oraz zorganizowania obiegu dokumentów składowanych w e-archiwum oraz cyklu ich życia. Dziś pora na trochę informacji dotyczących opisu możliwych rozwiązań i scenariuszy integracji e-archiwum z pozostałymi systemami dostępnymi w firmie. Integracja może nastąpić na kilka sposobów: 1) […]

Kategoria Archiwum dokumentów, Elektroniczne archiwum dokumentów, Obieg dokumentów, Obieg faktur, Wdrożenie DMS, Zarządzanie dokumentami


Elektroniczne archiwum dokumentów a Urząd Skarbowy

Elektroniczne archiwum faktur z punktu widzenia urzędu skarbowego

Nowy Rok 2013 niesie za sobą nowelizacje przepisów dotyczących faktur VAT (Broszura fakturowanie z dnia 21 grudnia ). Przepisy wchodzące w życie od 1. stycznia 2013r. jednoznacznie definiują, że fakturę VAT stanowi zarówno dokument wersji papierowej jak i elektronicznej. Istotne jest, by faktury wystawiane w formie elektronicznej przez systemy księgowe lub edytory tekstu zostały udostępnione odbiorcy […]

Tagi: , ,
Kategoria Aktualności, Archiwum dokumentów, Elektroniczne archiwum dokumentów, Obieg dokumentów, Obieg faktur, Prawo, Zarządzanie dokumentami